เรื่องขั้นตอนการทำงานนี้ หากเกิดการผิดพลาดมักทำให้เกิดความล่าช้า สับสน หรือแม้แต่อาจจะเกิดการวิบัติก็ได้ ตามที่ได้กล่าวแล้วว่า ในการก่อสร้างอาคาร จะมีบุคคลหลายฝ่ายที่ทำงานพร้อมๆ กัน นับตั้งแต่เจ้าของโครงการ ที่ปรึกษาของเจ้าของโครงการวิศวกรคิดราคา (Value Engineer) ผู้ออกแบบทางสถาปัตยกรรม และวิศวกรรม ทุกระบบผู้รับเหมาใหญ่ และผู้รับเหมาย่อย (เช่นงาน ระบบต่าง ๆ) ผู้ควบคุมงาน ฝ่ายการตลาด ฯลฯ ฉะนั้น การประสานงานเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งผู้ที่ทำน้าที่บริหารโครงการ ( Project Manager) จะต้องจัดวางรูปแบบของการทำงานให้เป็นระบบ เช่น ผู้รับเหมาหยิบยกปัญหาขึ้น ควรจะปฏิบัติอย่างไร
ทั่วไปจะถือหลักว่าผู้ควบคุมงานเป็นแกนกลางจึงต้องรายงานต่อผู้ควบคุมงานก่อน ผู้ควบคุมงานจะพิจารณาขั้นต้นก่อนว่าเป็นปัญหาที่ตัดสินใจเองได้หรือไม่ ถ้าเป็นปัญหาใหญ่จะต้องเสนอต่อผู้ออกแบบหรือเจ้าของโครงการ แล้วแต่กรณี หากเป็นปัญหาของผู้ออกแบบใดก็จัดส่งเรื่องขึ้นไปขอความเห็นชอบจากผู้ออกแบบที่รับผิดชอบ อาจเป็นสถาปนิก วิศวกรโครงสร้าง หรือวิศวกรงานระบบ จากนั้นก็รอคำตอบ ซึ่งปกติผู้เกี่ยวข้องควรจะตอบภายใน 7-14 วัน จากนั้นจึงนำคำตอบนั้นไปแจ้งต่อผู้รับเหมาก่อสร้างต่อไปในกรณีที่มีการแก้ไขที่ใดที่หนึ่งอาจจะมีผลกระทบต่อต้านอื่นๆ บางครั้งจึงต้องมีการพิจารณาร่วมกัน และถ้าการแก้ไขนั้นๆ จะต้องมีการเพิ่มหรือลดวงเงิน จะต้องแจ้งเจ้าของโครงการทุกครั้ง หากเจ้าของโครงการไม่ยอมเพิ่มเงิน ก็จะต้องหามาตรการต่อไป จะเห็นว่าหากจ่ายงานผิดขั้นตอนเมื่อไร จะเกิดความยุ่งยากสับสนสำหรับงานก่อสร้างขึ้นทันที อันนำมาสู่ความล่าช้าของงานก่อสร้าง เพราะอาจต้องส่งกลับไปกลับมา หรือไม่ได้รับคำตอบที่ถูกต้อง หรือต้องทำงานหลายครั้งวิธีดีที่สุดคือจัดประชุมร่วมกันและทำความตกลงให้เข้าใจตรงกันทุกฝ่ายก่อนที่จะลงมือทำงาน ในกรณีขออนุมัติวัสดุก็เช่นเดียวกันเมื่อผู้รับเหมาก่อสร้าง เสนอวัสดุมายังผู้ควบคุมงาน ก่อนอื่นต้องตรวจสอบดูว่าวัสดุที่ขออนุมัติให้นั้น ตรงตามที่ระบุในข้อกำหนดหรือไม่เพียงใด แล้วจึงเสนอความเห็นไปยังผู้ออกแบบเพื่อพิจารณา เมื่อผู้ออกแบบพิจารณาแล้วเห็นชอบด้วยก็จะบันทึกตอบเป็นลายลักษณ์อักษร และหากมีข้อคิดเห็นเพิ่มเติมก็จะเขียนลงมาด้วย แล้วส่งกลับไปยังผู้ควบคุมงานซึ่งจะจัดส่งไปยังเจ้าของโครงการหรือกรรมการตรวจการจ้างหนึ่งชุด ผู้รับเหมาก่อสร้างหนึ่งชุด ผู้ควบคุมงานเองเก็บไว้หนึ่งชุด ส่งกลับไปที่ผู้ออกแบบหนึ่งชุด เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน อีกหนึ่งชุดเก็บไว้ที่สถานที่ก่อสร้างสำหรับใช้งานจำนวนชุดอาจมากหรือน้อยกว่านี้แล้วแต่ความต้องการ เช่นเดียวกับการขออนุมัติ Shop Drawing ผู้ควบคุมงานจะตรวจสอบในชั้นแรกก่อน หากเห็นว่าผิดมากก็จะส่งคืนไปยังผู้รับเหมาก่อสร้างให้แก้แล้วส่งมาใหม่ถ้าผิดเล็กน้อยก็แก้ให้จนถูกต้องเรียบร้อยแล้วจึงจะส่งไปยังผู้ออกแบบตรวจสอบอีกครั้งหนึ่งตามขั้นตอนและสายงานเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสมเพราะแต่ละโครงการมีองค์กรไม่เหมือนกัน โดยเฉพาะกล่าวข้างต้นราชการกับเอกชนมักแตกต่างกันมาก แต่หากเป็นเรื่องเกี่ยวกับ “งานชั่วคราว” เช่น งาน Sheet Pile เป็นหน้าที่ของฝ่ายที่ปรึกษาหรือ ผู้ควบคุมงานโดยตรงที่จะพิจารณาอนุมัติ